Решение "ЦМД-софт: Microsoft Dynamics CRM для агентств недвижимости"

Решение «ЦМД-софт: Microsoft Dynamics CRM для агентств недвижимости» является специализированным отраслевым решением на базе платформы Microsoft Dynamics CRM. Решение предназначено для комплексной автоматизации бизнес-процессов агентства недвижимости от первого контакта с потенциальным клиентом до завершения обслуживания сделки.

Разрабатывая это решение, специалисты ЦМД-софт провели анализ и выделили основные проблемные моменты, влияющие на эффективность деятельности агентств недвижимости:

  • Отсутствие единой базы объектов сделок. Часто различные подразделения ведут собственные базы объектов сделок, что усложняет перекрестные продажи. Например, сотрудник отдела городской недвижимости не может проконсультировать своего клиента и предложить вариант приобретения загородного дома, т.к. не имеет доступа к базе загородной недвижимости.
  • Отсутствие единой клиентской базы. Информация о клиентах разрозненна и порой представляет собой только записи в личных записных книжках риэлторов.
  • Неэффективная работа с обращениями потенциальных клиентов. Значительное число обращений теряется на этапе между обращением в call-центр и до первого звонка риэлтора потенциальному клиенту.
  • Угроза потери части клиентов при увольнении сотрудников агентства.
  • Снижение качества обслуживания и уровня удовлетворённости клиентов из-за нехватки квалифицированных кадров.

Известно, что от первого контакта может зависеть до 70 процентов успешности дальнейшего сотрудничества с клиентом. В деятельности агентств недвижимости это означает, что чем оперативнее, точнее и полнее сведения, которые получит клиент во время своего первого обращения в агентство, тем выше вероятность того, что клиент остановит свой выбор на сотрудничестве с данной компанией. Решение «ЦМД-софт: Microsoft Dynamics CRM для агентств недвижимости» предназначено для содействия в решении данной задачи, а именно: позволяет быстро найти всю информацию об объекте недвижимости в базе данных, оформить заявку клиента и зафиксировать его потребности. Учет всех заявок в системе позволяет избежать «забытых» клиентов, то есть клиентов, контактные данные которых были потеряны после первого их обращения в агентство. Учет требований клиентов дает возможность информировать их, когда появятся предложения по подходящим объектам недвижимости.

Функциональные возможности

Разработанное ЦМД-софт решение на базе Microsoft Dynamics CRM для автоматизации агентства недвижимости предоставляет следующие основные функциональные возможности:

  • Учёт первичных обращений потенциальных клиентов (покупателей, продавцов, арендодателей и арендаторов) и организация работы с ними в соответствии с внутренними процедурами компании;

Рис. 1 Список заявок (обращений)

  • Учёт и хранение всех данных о выставленном на продажу или сдачу в аренду объекте недвижимости. В системе предусмотрена возможность занесения различных видов объектов: квартир, загородных домов, офисных помещений, торговых площадей, пентхаусов, таун-хаусов, особняков;

Рис. 2 Карточка объекта сделки

  • Учет и хранение всех требований клиента-покупателя к приобретаемой/арендуемой недвижимости. Система позволяет проанализировать требования покупателей и их изменения с течением времени. По требованиям покупателя можно осуществить поиск подходящих объектов из базы недвижимости. При поиске вариантов риэлтор может откорректировать (сделать менее строгими) требования к недвижимости и сохранить их в карточке для последующего поиска и получения уведомления о вновь появляющихся вариантах;

Рис. 3 Карточка возможной сделки

  • Автоматический подбор объектов недвижимости из базы компании в соответствии с требованиями клиента, автоматическое информирование менеджера о появлении новых объектов недвижимости в базе, удовлетворяющих зафиксированным требованиям клиента;
  • Ведение базы данных партнеров компании (банков, застройщиков, рекламных агентств, СМИ и т.д.) и их сотрудников;
  • Планирование взаимодействий с клиентами и партнерами (звонки, показы, переговоры) и автоматическое напоминание менеджеру о запланированных событиях (взаимодействиях);
  • Ведение фотобанка объектов недвижимости, хранение всех электронных копий документов по объектам и сделкам в единой информационной системе. Автоматически может быть сформировано коммерческое предложение на основании шаблона, которое прикрепляется к карточке, а также, не выходя из CRM-системы, может быть отправлено по электронной почте потенциальному покупателю или арендатору;

Рис. 4 Карточка объекта сделки, раздел «Фото»

  • Печать всех документов непосредственно из CRM-системы (договоров, актов, смотровых ордеров, писем, анкет, коммерческих предложений и т.д.);

Рис. 5 Карточка объекта сделки, меню печати документов

  • Автоматизация подачи рекламных объявлений и анализ эффективности различных рекламных источников. Ведется история публикаций объявлений для каждого объекта недвижимости. Также предусмотрена схема, при которой взаимодействиями с изданиями занимается менеджер по рекламе, а объявления могут быть поданы любым риэлтором (сотрудником) при условии согласования руководителя отдела;

Рис. 6 Карточка издания (СМИ)

  • Учёт и хранение информации по юридическому сопровождению сделок с отслеживанием срока действия предоставленных документов, планирование и контроль проведения действий по юридическому сопровождению сделок;
  • Контроль комплектности документов по объекту недвижимости, фиксация предоставленных документов, отчет клиенту о непредоставленных документах;
  • Формирование управленческой отчетности (ниже приведены примеры отчетов решения).

Рис. 7 Примеры отчетов

Решение автоматизирует процессы работы со всеми видами и рынками недвижимости: городская (квартиры, комнаты, машиноместа), загородная (земельные участки, загородные дома), коммерческая, элитная. Данное решение включает в себя также функциональность решения «ЦМД-софт: Кредитный брокер на базе Microsoft Dynamics CRM», что позволяет охватить все стороны деятельности агентства недвижимости.

ИНТЕГРАЦИЯ С ДРУГИМИ СИСТЕМАМИ

Использование Microsoft Dynamics CRM как технологической основы решения дает широкие возможности интеграции, в том числе с бухгалтерскими и учетными системами (1С, Microsoft Dynamics NAV и т.д.), корпоративным порталом, сайтом компании, внешними поставщиками баз данных объектов недвижимости и АТС (интеграция с офисной телефонной станцией).

Отдельно стоит отметить тесную интеграцию с Microsoft Outlook, которая позволяет работать с системой непосредственно из окна привычного почтового клиента, а вся переписка с клиентами и партнерами будет автоматически дублироваться в Microsoft Dynamics CRM. При работе в Outlook задачи и встречи, запланированные в Microsoft Dynamics CRM, синхронизируются с задачами и встречами Outlook, и система уведомляет о наступлении срока исполнения задачи или времени предстоящей встречи.

БЕЗОПАСНОСТЬ

Внедрение решения «ЦМД-софт: Microsoft Dynamics CRM для агентств недвижимости» позволяет структурировать и разграничить доступ к корпоративной информации, что снижает риски потери данных о клиентах и обеспечивает слаженную работу всех сотрудников компании.

Гибкий механизм настройки прав доступа в Microsoft Dynamics CRM позволяет настроить права на чтение, создание, редактирование, удаление отдельных объектов информации. Хранение истории изменений полей поможет компании отслеживать кто, что и когда изменил, тем самым снизить риск потери информации и злоумышленных действий со стороны недобросовестных сотрудников.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ

Использование решения «ЦМД-софт: Microsoft Dynamics CRM для агентств недвижимости» позволит:

  • Увеличить количество заключаемых сделок за счет информационно-технической поддержки процесса продаж;
  • Повысить удовлетворенность клиентов за счет персонализированного обслуживания и более слаженной работы компании, что влечет за собой увеличение доли клиентов, пришедших по рекомендации;
  • Создать инструментарий контроля соблюдения маркетингового бюджета и измерения эффективности маркетинговых мероприятий;
  • Измерить эффективность и качество работы сотрудников, отделов и компании в целом за счет наличия полных и актуальных данных об их деятельности;
  • Обеспечить эффективный инструментарий для построения системы мотивации и начисления бонусов; Контролировать работу каждого отдельного риэлтора, в том числе его сделки, их состояние и денежные потоки по ним;
  • Уменьшить потери клиентов на этапе первичного обращения за счет ведения единой базы потенциальных и реальных клиентов и создания инструментов контроля за работой сотрудников;
  • Снизить зависимость компании от конкретного сотрудника и поддерживать высокий уровень обслуживания даже при выполнении работ менее квалифицированными специалистами.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ

  • Наличие единой защищенной базы клиентов и всей исторической информации по ним обеспечивает безопасность корпоративных данных;
  • Создание гибкой, функциональной и масштабируемой платформы, обеспечивающей возможность её дальнейшего развития и изменения вместе с ростом бизнеса компании в условиях постоянно изменяющейся конкурентной среды;
  • Создание единой высокоэффективной информационной среды компании за счет интеграции с сайтом компании, хранилищем электронных документов, почтовой службой и АТС (call-центром);
  • Обеспечение программной поддержки и контроля соблюдения единых стандартов работы всех подразделений и сотрудников компании, в т.ч. удаленных, за счёт автоматизации бизнес-процессов и реализации электронного документооборота внутри компании.