Управление документами

Решение «Управление документами»

Описание решения

Решение «Управление документами» входит в состав базовой функциональности платформы DocsVision, т.е. является «коробочным».

Решение «Управление документами» позволяет выполнять следующие функции:

  • Управлять договорными взаимоотношениями
  • Отслеживать статусы задач и документов
  • Контролировать работу каждого сотрудника
  • Использовать электронную подпись для документов и задач
  • Держать управление компанией под контролем
  • Ограничить доступ к конфиденциальной информации

Возможность работы с помощью различных устройств

Система снабжена большим количеством клиентских программ («клиентов») для различных пользовательских устройств таких как персональные компьютеры, смартфоны, планшеты и т.д.

Среди таких клиентов можно отметить:

  • DocsVision Navigator – полнофункциональный клиент для работы с системой;
  • Лёгкий клиент Docsvision – облегчённая версия клиента для работы руководящего состава через интернет;
  • Портал SharePoint – позволяет встроить функциональность DocsVision непосредственно в корпоративный портал компании, построенные на базе SharePoint;
  • ТОП-Менеджер для iPad – мобильное рабочее место топ-менеджера компании;
  • Менеджер для Outlook – позволяет работать в системе через привычный для большинства пользователей Microsoft Outlook;
  • DocsVision Ассистент для Android – мобильный клиент для смартфонов на базе Android

Разнообразие клиентских программ обеспечивает пользователю доступ к системе с помощью имеющегося у него устройства как в офисе, так и вне его.

Гибкие механизмы, встроенные в решение, позволяют начать работу с системой сразу после ее развёртывания и обучения сотрудников, а также, в дальнейшем проводить поэтапное развитие, адаптируя ее к специфическим потребностям организации. Решение, по сути, является базовым для большинства организаций, одновременно с этим предоставляя инструментарий для развития функциональности и разработки собственных специализированных приложений.

Обзор функциональности системы

Ниже представлено главное окно системы в полнофункциональном Windows-клиенте.

Решение содержит предопределённую структуру папок, позволяя сразу приступить к работе после установки.

Решение имеет возможность предоставлять для пользователя информацию в зависимости от его должностных обязанностей. В настройках представления информации можно изменять сортировку, порядок колонок, группировку данных по различным полям. Возможности системы позволяют применять цветовую индикацию для привлечения внимания пользователя.

«Коробочное» решение содержит предопределённые карточки документов, которые уже готовы для работы с ними. Набор карточек достаточно большой, чтобы покрыть базовые потребности типовой организации:

Удобные инструменты встроенные в решение, помогают пользователям находить необходимую информацию. Поиск может быть осуществлён как по содержимому документов, так и по набору атрибутов, который привязан к каждому документу.

Полнотекстовой поиск:
Поиск по атрибутам документа:

Гибкая подсистема задач и контроля исполнения

Документы, с которыми компания работает, обладают своим «жизненным» циклом. Каждый документ имеет свой маршрут выполнения от момента появления документа до его архивации. Система DocsVision позволяет контролировать каждый шаг прохождения документа через его этапы обработки, используя механизм задач, встроенный в решение.

Система обладает возможностью самостоятельно назначить каждому сотруднику, согласно маршруту документа, задачи для исполнения. Назначение задачи также возможно сделать через ручное создание задачи для определённого сотрудника или рабочей группы.

Система представляет функциональность для отслеживания выполнения задач, просмотра хода исполнения задачи, отправки уведомлений через электронную почту исполнителям и контролирующему персоналу для предотвращения неисполнение задачи и контроля срока исполнения.

Каждый сотрудник имеет средства для мониторинга своих задач:

Более того, для контролирующего персонала возможно предоставить информацию о ходе выполнения всех задач в наглядной форме через выгрузку данных в Excel или с помощью панели мониторинга.

Подсистема согласования документов

Подчас механизма задач бывает недостаточно для покрытия всех потребностей организации в процессе работы с документами. В этом случае система предлагает еще один полезный инструмент – согласование документов. Для каждого типа документов система позволяет настроить набор маршрутов согласования для утверждения документов в параллельном или последовательно режиме множеством сотрудников организации.

Отправка документа на согласование
Просмотр согласования документа

Преимущества от внедрения системы DocsVision

  • Прозрачность выполнения бизнес-процессов
  • Повышение исполнительной дисциплины
  • Сокращение времени необходимого для обучения новых специалистов
  • Нужная информация всегда доступна, может быть оперативно найдена и предоставлена заинтересованному лицу
  • Сокращение путей утечки конфиденциальной информации