Решение «Автоматизация деловых мероприятий»

 

Решение «Автоматизация деловых мероприятий»

 

 

Решение автоматизирует подготовку проведения деловых мероприятий для средних коммерческих и некоммерческих организаций. Решение позволяет стандартизировать процесс организации мероприятий, сделать его структурированным, прозрачным и эффективным.

Преимущества решения

  • Простой и интуитивно понятный интерфейс, не требующий длительного обучения
  • Решение последовательно ведёт пользователя по процессу (чек-листу) организации мероприятий
  • Проектный менеджмент — контроль выполнения стадий и задач организации мероприятия исполнителями
  • Сбор и хранение всей необходимой информации о мероприятии в одном месте (включая файлы, задачи, обсуждения)
  • Целостная картина результатов — аналитика по мероприятиям, их бюджету и достигнутым целям
  • Онлайн и оффлайн мероприятия различного содержания: маркетинговые мероприятия, семинары, заседания, протокольные встречи, выездные инспекции и т.д.
  • Быстрота внедрения – «легкое» решение, разработанное на стандартных объектах платформы

Предпосылки для внедрения

  • Большое количество проводимых деловых мероприятий, в том числе в некоммерческих целях.
  • Наличие команды сотрудников, ответственных за подготовку мероприятий, в том числе работающих на удалении друг от друга (например, в различных филиалах компании)
  • Отсутствие системного подхода в подготовке мероприятий, использование разрозненных инструментов работы, включая Email и Excel
  • Отказ от идеи внедрения специализированных систем планирования мероприятий ввиду их дороговизны и функциональной избыточности для выполняемых задач
  • Использование в компании решений Microsoft Dynamics, либо интерес к системе Microsoft Dynamics 365

Функциональность решения

Проектный менеджмент и управление мероприятиями

  • Настраиваемый, роле ориентированный интерфейс
  • Быстрое создание новых мероприятий на основании шаблонов
  • Возможность копировать мероприятия
  • Система направляет пользователя по стадиям подготовки мероприятия (в соответствии с гибко настраиваемым чек-листом):
    • Планирование (сбор информации, целеполагание, постановка задач исполнителям)
    • Организация (выполнение задач, занесение информации о расходах и доходах)
    • Подведение итогов (аналитика, отчёт организатора)
  • План действий в виде задач, назначаемых ответственным, с отслеживанием сроков и статусов выполнения задач
  • Коммуникация по задачам с возможностью хранения и отслеживания всех комментариев и вложений

Инструменты для продвижения и проведения мероприятий

  • Управление списком мероприятий, размещаемых на сайте компании
  • Создание посадочной страницы (лендинга) для мероприятия с функцией регистрации участников
  • Централизованная Email рассылка приглашений на мероприятия с использованием маркетинговых («фильтрованных») списков (статических, динамических) и возможностью автоматизированного подсчёта откликов
  • Экспорт и печать списка зарегистрировавшихся участников
  • Печать бейджей (генерация макетов в Excel даёт возможность, при необходимости, вручную редактировать информацию перед печатью)

Контроль исполнения и аналитика

  • Возможность разграничения прав доступа к разделам и функциональным блокам решения
  • Возможность переназначения и эскалации функций и задач в процессе работы над подготовкой и проведением мероприятия
  • Настраиваемый справочник бюджетных статей доходов и расходов для каждого проекта
  • Планирование и контроль расходов и доходов от мероприятия
  • Гибкий механизм настройки аналитических отчетов, наличие преднастроенных отчетов по мероприятиям:
    • в разрезе целевых и финансовых показателей (доходов и расходов с детализацией по статьям),
    • в разрезе типов маркетинговых кампаний
    • в разрезе организаторов мероприятий и др.

Скриншоты:

Карточка «Кампания», содержащая полную информацию о текущем статусе и дальнейших шагах в подготовке и проведении мероприятия

Автоматически сгенерированный Excel файл с бейджами для печати и возможности редактирования

Аналитика: мероприятия в разрезе типов

Аналитика: общие финансовые показатели мероприятий по месяцам

Аналитика: анализ план-факта доходов с детализацией