Управление договорами

Решение «Договоры» на базе СЭД DocsVision

Решение «Договоры» предназначено для компаний ведущих активную рыночную деятельность, сопряженную с насыщенным договорным документооборотом со своими контрагентами: клиентами, поставщиками и партнёрами. Решение основывается на стандартных возможностях, предлагаемых платформой Docsvision – управление документами, и существенно расширяет ее базовую функциональность. Решение Docsvision «Договоры» является готовым к использованию приложением, позволяющим автоматизировать повседневные задачи сотрудников, а также их взаимодействия внутри рабочих групп. Решение автоматизирует процессы регистрации, согласования и подписания договоров и может быть модернизировано под специфические нужды предприятия.

Решение поддерживает следующую функциональность:

  • Хранение информации о договорах, актах, дополнительных соглашениях, используя специализированные представления;
  • Классификация договоров по различным критериям;
  • Подготовка договоров;
  • Регистрация договоров;
  • Отслеживание и фиксация хода исполнения договоров, включая:
    • Прикрепление рабочих материалов (файлы и связанные документы);
    • Прикрепление результатов (консолидированные версии договорных документов, акты, дополнительные соглашения)
  • Последовательное, параллельное, комбинированное, индивидуальное согласование договоров и связанных с ними документов;
  • Подписание договоров с поддержкой ЭЦД;
  • Создание листа согласования для необходимых договоров.

Функциональный обзор решения

Средства поиска

Решение содержит преднастроенную, интуитивно понятную структуру папок, которая помогает пользователям легко и быстро находить документы необходимые для работы.

В решение встроена возможность поиска документов по различным критериям

В решении предусмотрена возможность группировки документов по персональным папкам, в зависимости от типа или же статуса того или иного документа, что позволяет обеспечивает быструю и удобную навигацию в решении.

Преднастроенные пользовательские представления

Решение содержит набор уже преднастроенных представлений, которые существенно облегчают начало работы с решением сразу после его установки:

  • Папка «Мои договоры»
  • Представление папки «Подготовка и согласование договоров»

Набор карточек решения Docsvision «Договоры»

В решение включены следующие карточки:

  • Договор
  • Дополнительное соглашение
  • Акт

Эти карточки позволяю хранить информацию о договорных документах, с которыми пользователь работает, облегчая сквозной поиск информации.

Пример карточки Договор

Для каждого договора, акта или дополнительного соглашения существует возможность добавить произвольные вложения (скан-копии документов, приложения к договорам, связанную нормативно-правовую документацию и т.д.).

Все связанные документы удобно представлены на вкладке «Связи»

Вкладка «Категория» позволяет классифицировать договора по различным группам и признакам, чтобы в дальнейшем обеспечить быстрый поиск всех необходимых документов

Решение позволяет назначать задачи того или иного характера, в соответствии с принятыми бизнес-процессами обработки договоров к каждому документу системы.

Функционал согласования договоров

Решение поддерживает возможность производить согласование договоров, позволяя инициировать процесс согласования согласно заданному маршруту в зависимости от типа того или иного договора (Продажа, Закупка, Партнерский договор и т.д.).

Платформа Docsvision поддерживает проведение согласований как в параллельном режиме, так и в последовательном, позволяя комбинировать следующие процессы:

  • Согласование – выверка корректности составленного договора, внесение в него необходимых изменений со стороны участвующих в процессе ответственных;
  • Консолидация – объединение всех корректировок, сделанных участниками процесса согласования в единый финальный документ, готовый для последующего подписания ;
  • Подписание – финальное утверждения документа пользователем имеющим право подписи, с возможностью использования ЭЦП.

Комбинируя данные процессы, возможно построить маршруты согласования произвольной сложности, отвечающие даже самым нетривиальным бизнес-сценариям.

Пример маршрута согласования:

Карточка одного из этапов согласования:

Преимущества внедрения решения «Договоры» на базе DocsVision

Внедрение решения «Договоры» позволяет получить следующие преимущества:
  • Все договоры хранятся в одном месте и могут быть легко найдены;
  • Уменьшаются прямые и косвенные издержкиорганизации благодаря сокращению времени, необходимого для подготовки и согласования договоров;
  • Быстрое вовлечение всех пользователей в работы с решением, благодаря преднастроенным бизнес-процессам сразу получить результат от внедрения решения и оптимизировать текущие процессы;
  • Позволяет структурировать докуметооборот организации, выявить его «болевые точки», сделать его прозрачным.
Дополнительная информация о системе Docsvision и решениях на его базе:

Система электронного документооборота Docsvision

Решение «Управление документами» на базе Docsvision